IFMS 3.0- Integrated Financial Management System

IFMS Salary Bill Preparation

परिचय – 

राजस्थान सरकार वित्त ( कोष एवं लेखा) विभाग के आदेश क्रमांक- एफ. 5 (थ – 75 ) डीटीए / IFMS 3.0 /11/ दिनांक – 04-10-2023 के अनुसार वित्त विभाग द्वारा एकीकृत वित्तीय प्रबन्धन प्रणाली के अन्तर्गत ऑटोमेशन युक्त पारदर्शिता, सुगमता एवं शुद्धता स्थापित करने हेतु आई. एफ. एम. एस. 3.0 विकसित किया जा रहा है। इसके अन्तर्गत बजट, पेंशन ( प्रथम भुगतान), केन्द्र प्रवर्तित योजना संचालन (SNA SPARSH ), Earned Salary Advance Access इत्यादि प्रक्रियाऐं विकसित कर प्रारम्भ की जा चुकी है। 

आई.एफ.एम.एस. 3.0 के माध्यम से कार्मिकों के मास्टर डेटा संधारण, रजिस्ट्रेशन, संवेतन बिल जनरेशन, कोष प्रणाली, ई–भुगतान, कार्यालयाध्यक्ष घोषित करने की प्रक्रियाऐं भी विकसित कर उनका संचालन दिनांक 01.02.2024 से प्रारम्भ किया जा रहा है। 

01 फरवरी 2024 से कार्मिकों के मास्टर डेटा में कोई भी अपडेशन तथा वित्त विभाग के परिपत्र दिनांक 17.06.2021 तथा 31.05.2023 के क्रम में संवेतन बिलों से संबंधित कोई भी कार्यवाही पे – मैनेंजर पर सम्पादित न होकर आई. एफ. एम. एस. 3.0 से ही सम्पादित की जायेगी । 

सभी विभागों / कार्यालयों से यह अपेक्षा है कि प्रक्रियाओं की संवेदनशीलता को दृष्टिगत रखते हुए आई. एफ. एम. एस. 3.0 पर उपलब्ध कार्मिकों के डेटा एवं माह जनवरी 2024 देय माह फरवरी 2024 के जनरेटेड संवेतन बिलों की पे- मैनेजर पर उपलब्ध कार्मिकों के डेटा एवं माह जनवरी 2024 देय माह फरवरी 2024 के जनरेटेड संवेतन बिलों से जाँच पूर्ण कर ली जाये। सभी विभागों / कार्यालयों का कार्मिकों एवं संवेतन बिलों (माह जनवरी 2024 देय माह फरवरी 2024 ) का डेटा आई.एफ. एम. एस. 3.0 पर उपलब्ध है।

समस्त दिशा–निर्देशों की पालना वित्त विभाग के परिपत्र क्रमांक एफ. 5 (थ – 75) डीटीए / IFMS 3.0 /11 / दिनांक 04.10.2023 के अनुसार ही किया जाना अपेक्षित है। इस संबंध में प्रशिक्षण कार्यक्रम भी निदेशालय कोष एवं लेखा के स्तर पर सम्पादित किए गये है। ऑनलाईन प्रशिक्षण सप्ताहिक आधार पर निरन्तर उपलब्ध होगा । 

समस्त विभागाध्यक्ष यह सुनिश्चित करेगें कि उनके अधीनस्थ कार्यालयों, आहरण वितरण अधिकारियों द्वारा 01 फरवरी 2024 से पूर्व आई. एफ. एम. एस. 3.0 पर उपलब्ध निम्न प्रक्रियाऐं पूर्ण कर ली जाएं ताकि 01 फरवरी 2024 से इनका संचालन आईएफएमएस 3.0 पर प्रारम्भ किया जा सके :– 

आई.एफ.एम.एस. 3.0 के अन्तर्गत प्रक्रिया –

• विभागाध्यक्ष द्वारा कार्यालयाध्यक्ष / आहरण एवं वितरण अधिकारी, कार्यालयाध्यक्ष द्वारा पृथक से आहरण एवं वितरण अधिकारी घोषित करने की सिस्टम आधारित प्रक्रिया | 
• कार्मिकों के मास्टर डेटा का IFMS 2.0 से 05.10.2023 Migration उपरान्त IFMS. 3.0 में जांच वेरीफिकेशन अपडेशन ।
• IFMS Salary Bill Preparation – संवेतन बिल जनरेशन | 
• कोष प्रणाली व ई–सीलिंग, ई–भुगतान, आहरण एवं वितरण अधिकारी रजिस्ट्रेशन।
• नवनियुक्त कार्मिकों एवं कार्मिक जिनका आई.एफ.एम.एस. पर उपलब्ध नहीं है, के आई. एफ. एम. एस. 3.0 में उपलब्ध रजिस्ट्रेशन प्रक्रिया की जाँच एवं 01 फरवरी 2024 से आई. एफ. एम. एस. 3.0 में ही रजिस्ट्रेशन सम्पादित करना । 
• 01 फ़रवरी 2024 से आई. एफ. एम. एस. 3.0 में कार्मिकों की कार्मिकों को जॉइनिग रिलीविंग दर्ज कराना, पद एवं पदनाम मैप करना, संवेतन के लिए आवश्यक परिवर्तनों यथा- भत्ते, कटौती, पदोन्नति, निलम्बन, मृत्यु, एपीओ निष्कासन, स्वेच्छिक / अनिवार्य सेवानिवृति इत्यादि को जांच कर दर्ज करना । 
• आई. एफ. एम. एस. 3.0 पर उपलब्ध कार्मिकों के डेटा एवं माह जनवरी 2024 देय माह फरवरी 2024 के जनरेटेड संवेतन बिलों की पे- मैनेजर पर उपलब्ध कार्मिकों के डेटा एवं माह जनवरी 2024 देय माह फरवरी 2024 के जनरेटेड संवेतन बिलों से जाँच तथा आगामी माह के संवेतन बिलों की वित्त विभाग द्वारा निर्धारित प्रक्रियानुसार आईएफएमएस 3.0 पर आवश्यक कार्यवाही का सम्पादन । 
• संवेतन, पेंशन प्रथम भुगतान, मासिक भुगतान, एसएनए स्पर्श से संबंधित भुगतान के बिल आईएफएमएस 3.0 पर ही बनाये जाये। इसके अतिरिक्त समस्त बिल वर्तमान में पे- मैनेजर पर जनरेट होने के उपरान्त आईएफएमएस 3.0 पर Core disbursement engine के माध्यम से कोष प्रणाली एवं भुगतान हेतु दिनांक 11.02.2024 से प्रेषित किये जाये। प्रक्रियों का यूजर मैन्युअल सिस्टम पर ही उपलब्ध है ।
• सिस्टम पर उपलब्ध प्रक्रियाऐं / दिशा निर्देश परिपत्र क्रमांक एफ. 5 (थ – 75) डीटीए/IFMS 3.0 /11 / दिनांक 04.10.2023 के अनुक्रम में ही होगें । उक्त प्रक्रियाओं को उपयोग करने की ऑपरेशनल गाईडलाईन परिशिष्ट – ‘क’ पर उपलब्ध है। यूजर मैन्युअल सिस्टम पर ही उपलब्ध है। इस संबंध में प्रशिक्षण कार्यक्रम भी निदेशालय कोष एवं लेखा के स्तर पर सम्पादित किए गये है। ऑनलाईन प्रशिक्षण सप्ताहिक आधार पर निरन्तर उपलब्ध होगा ।
• निजी निक्षेप खातों से संवेतन बिल बनाये जाने की प्रक्रिया आई.एफ. एम. एस. 3.0 पर दिनांक 01.04.2024 से उपलब्ध होगी। इससे पूर्व दिनांक 01.03.2024 से कार्मिकों एवं संवेतन बिलों का डेटा टेस्टिंग हेतु उपलब्ध होगा। इसके अतिरिक्त कोष प्रणाली तथा ई–भुगतान प्रक्रियाऐं भी आई. एफ. एम. एस. 3.0 के अन्तर्गत दिनांक 11.02.2024 से लागू की जा रही है। 

IFMS 3.0 पर आहरण एवं वितरण अधिकारी कैसे लॉगिन करेंगे? (HOW TO LOGIN IFMS 3.0 DDO )

Login into the System

• IFMS 3.0 login Link – https://ifms.rajasthan.gov.in/ifmssso

ifms login rajasthan

• IFMS 3.0 पर क्लिक करने पर एसएसओ लॉगिन पेज खुलता है, कृपया अपना एसएसओ लॉगिन यूजर आईडी, पासवर्ड और कैप्चा दर्ज करें और लॉगिन करने के लिए Login बटन पर क्लिक करें।

• एसएसओ लॉगिन के बाद, IFMS 3.0 पर कर्मचारी का नाम दिखाई देता हैं, नाम पर क्लिक करने पर Access workspace और Access Employee दिखाई देता हैं।
• Access workspace – एक्सेस वर्कस्पेस टाइल का उपयोग आधिकारिक उद्देश्यों के लिए किया जाएगा, अर्थात यह स्पेस  केवल अधिकारियों के लिए ही उपलब्ध हैं।
• Access Employee – यह स्पेस कर्मचारी के रूप में उपलबद्ध करवाया गया हैं, जिसका उपयोग कर्मचारी स्वयं से संबन्धित कार्यों के लिए करेगा जैसे – Pay Slip, GA-55 आदि।

• अधिकारी जिसका एसएसओ लॉगिन किया हैं, उसके पास जिस-जिस ऑफिस के प्रभार या चार्ज होंगे, स्क्रीन पर उन सभी कार्यालयों के नाम के साथ एक या अधिक डेस्क दिखाई देंगे जो कर्मचारी के पास प्रभार है, आपको जिस प्रभार या डीडीओ पर कार्य करना हैं  उसका डेस्क (कार्यालय) चुनें।
• Desk Select करने के बाद नीचे की ओर प्रभार दिखाई देगा जैसे – DDO Role कार्यालय का नाम या HO Role कार्यालय का नाम आदि, SELECT करें।

• DDO Role पर क्लिक करने के बाद नीचे दिये अनुसार Dashboard दिखाई देगा।
• Employee Management पर क्लिक करें। 

• Employee Management पर क्लिक करने पर नीचे दिये अनुसार Dashboard दिखाई देगा।
• इस Dashboard पर ही डीडीओ से संबन्धित सभी कार्य करने होंगे।

 

IFMS 3.0 Salary Bill Preparation

महत्वपूर्ण सूचना –

• वित्त विभाग राजस्थान सरकार के अनुसार माह फरवरी 2024 और मार्च 2024 के वेतन बिल ही OTP के द्वारा Manual फॉरवर्ड कोषालय को भेजें जाएंगे, माह अप्रैल 2024 वेतन देय मई 2024 के बिल पेमेनेजर की तरह ही Auto Process से बनेंगे और Treasury Forward होंगे।
• जिन कार्मिकों के बिल Stop या किसी कारण से Auto Process नहीं होंगे उनके बिल Manual ही बनाये जाएंगे।

IFMS Salary Bill Preparation

• IFMS Salary Bill Preparation – डीडीओ के IFMS 3.0 लॉगिन पोर्टल पर Employee Management पर क्लिक करने पर Salary Bill Process करने के लिए Bill पर क्लिक करेंगे।

• Salary Bill – Bill पर क्लिक करने पर नीचे दिये अनुसार Options खुलेंगे, जिसमें Salary Bills पर क्लिक करेंगे।

• Regular Salary Manual – Salary Bills पर क्लिक करने पर नीचे दिये अनुसार Options खुलेंगे, जिसमें Regular Salary Manual पर क्लिक करेंगे।

 

• Regular Salary Initiate (Manual) – Financial Year, Month & Bill Group Select करने के बाद Search पर क्लिक करेंगे।

• Bill Group में होने वाले सभी कार्मिक नीचे की ओर दिखाई देंगे, जिन कार्मिकों का वेतन बिल बनाना हैं, उनका नाम Select कर नीचे दिखाये अनुसार Initiate बटन पर क्लिक करना हैं।

• Confirm करने के लिए Yes पर क्लिक करेंगे।

• Bill Process होने के बाद नीचे दिये अनुसार OK पर क्लिक करेंगे।
• यहाँ तक की प्रक्रिया से बिल बनाकर तैयार हो गया हैं।

• Salary Bill Generate होने के बाद वापस Auto Salary Process पर क्लिक करना हैं।
• Financial Year, Month & Bill Group Select करने के बाद Search पर क्लिक करेंगे।

• Auto Salary Process में बनाया हुआ संबन्धित बिल दिखाई देगा, बिल नंबर पर क्लिक करें।
• Report पर क्लिक करके Bill Report भी देख सकते हैं।

• बिल नंबर पर क्लिक करने पर नीचे दिखाये अनुसार स्क्रीन दिखाई देगी, जहां से बिल रिपोर्ट को डाऊनलोड कर चेक करें।

• Update Sharing Pattern – यह ऑप्शन बजट में विभाजन हेतु बनाया गया है, यदि आपका बजट हेड BFC TYPE, STATE FUND और CENTRAL ASSISTANT हैं अर्थात ऐसा हेड जिसमे SF व CA दोनों में बजट आता हैं , तो आप इस ऑप्शन के द्वारा बिल की कुल राशि को SF व CA में अलग अलग डाल सकते हो।
• यदि आपका बजट हेड केवल SF या केवल CA हैं तो ये ऑप्शन काम में नहीं लें।
• इसके अंतर्गत राशि प्रतिशत में विभाजित होगी , ना की रुपए में।

• Delete – बिल रिपोर्ट चेक करने पर यदि बिल गलत है तो नीचे दिये अनुसार आप बिल को Revert या Delete ऑप्शन से डिलीट कर सकते हैं।

• Bill Revert – Bill Revert करने के लिए नीचे दिये अनुसार Revert बटन पर क्लिक करके बिल को Revert ले सकते हैं।
• Bill Revert करने के बाद बिल में आवश्यक संशोधन करें।
• पुनः Auto Salary Process में जाकर बिल को Regenerate ऑप्शन पर क्लिक करें, तो बिल वापस से बन जाएगा।

 

• Process – बिल को treasury Forward करने हेतु Absent Statement और आवश्यक दस्तावेज़ की पीडीएफ़ अपलोड करें, Discription में लिखें और Process बटन पर क्लिक करें।
• Process पर क्लिक करने के बाद डीडीओ के रजिस्टर्ड मोबाइल नंबर पर ओटीपी जाएगा, ओटीपी डालकर सबमिट करें।
• उपरोक्त प्रक्रिया से बिल कोष कार्यालय फोरवार्ड हो जाएगा।
• Status में जाकर सर्च करने पर बिल स्टेटस दिखाई देगा।

IFMS 3.0 Official Order’s Download

• Circular Regarding Employee Master Data Updation and Salary Bill Generation Processes
• Circular Regarding the Implementation of new processes under IFMS 3.0
• IFMS 3.0 New Processes of HO and DDO declaration, employee management, salary, treasury functions, e-payments
• Employee Module User Manual
  

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IFMS 3.0 Salary Bill Allowance & Deduction, Add & Delete