Office Note Sheet
कार्यालय टिप्पणी (नोटशीट) के संबंध में जानकारी प्रदान करें।
⭐️ कार्यालय टिप्पणी क्या है (Office Note Sheet) ?
कार्यालय में आए पत्रो पर निर्णय करने, कार्यालय की ओर से किए जाने वाले कार्य या किसी आवेदन पर निर्णय करने के लिए जब लिपिक, सहायक ,कार्यालय अधीक्षक ,सक्षम अधिकारी ,अनुभाग अधिकारी या अन्य अधिकारी द्वारा जो कार्यवाही प्रस्ताव लिखे जाते हैं उसे कार्यालय टिप्पणी कहते हैं ।
⭐️ कार्यालय टिप्पणी का उद्देश्य –
टिप्पणी (नोट शीट) का प्रमुख उद्देश्य किसी कार्यवाही निर्णय या विचाराधीन प्रकरण इत्यादि को तर्कपूर्ण ढंग से प्रस्तुत करना और यह बताना की उक्त आधारों पर यह निर्णय लिया जा सकता है या लिया गया है इस उद्देश्य से कार्यालयों में नोटशीट की प्रक्रिया अपनाई जाती है
⭐️ कार्यालय टिप्पणी का प्रारूप :-
राजस्थान सरकार द्वारा कार्यालय टिप्पणी का एक निश्चित और निर्धारित प्रारूप है जिसके तहत कार्यालय टिप्पणी का अंकन किया जाता है । इस प्रारूप में शीर्षक कार्यालय टिप्पणी नाम से होता है विभाग का नाम लिखा जाता है संबोधनकर्ता जिसके नाम कार्यालय टिप्पणी या जिसकी स्वीकृति हेतु नोट शीट लिखी जा रही है का उल्लेख किया जाता है
*बिंदुवार :* टिप्पणी अंकन में विषय का उल्लेख करना होता है कार्यालय टिप्पणी का उल्लेख करने के बाद टिप्पणी के नीचे बाई तरफ (लेफ्ट साइड) अधिकारी का नाम, पदनाम और संबोधन का उल्लेख किया जाता है तथा दाहिनी ओर (राईट साईड) टिप्पणी लेखक का नाम, हस्ताक्षर दिनांक (यथा कार्यालय सहायक) पद नाम अंकित होता है।
पुन: अगला बिन्दु डालकर कार्यालय टिप्पणी में विषय वस्तु का अंकन किया जाता है जिसमें संबंधित अधिकारी अपनी राय व्यक्त करता है या टिप्पणी अंकित करता है टिप्पणी अंकन के नीचे अब बाई तरफ (लेफ्ट साइड) टिप्पणी लिखने वाले के हस्ताक्षर होते हैं (यथा कार्यालय सहायक) तथा दाहिनी तरफ संबंधित अधिकारी के हस्ताक्षर और उसका पदनाम का अंकन किया जाता है।
⭐️यहां यह बात ध्यान रखने योग्य है टिप्पणी नीचे से खुली रहती है
❇️ कार्यालय टिप्पणी का उदाहरण :-
जैसे कार्यालय जिला कलेक्टर कखग के अधीन श्री (सम्बन्धित कर्मचारी) द्वारा कार्यालय के भवन का उपयोग करते हुए मकान किराया भत्ता अतिरिक्त लिए जाने संबंधी किए गए अपराध की विभागीय जांच से संबंधित टिप्पणी का प्रारूप निम्न अनुसार तैयार किया जाएगा :
कार्यालय टिप्पणी के स्तंभ में कार्यालय जिला कलेक्टर कखग लिखा जाएगा तथा जिला कलेक्टर के नाम बिंदु 1 डालकर विषय में निम्न अनुसार टिप्पणी लिखी जाएगी :
श्री (संबंधित कार्मिक का नाम) द्वारा माह.. सत्र से माह… सत्र तक कार्यालय के भवन के कमरा नंबर ….. का आवासीय उपयोग किया गया है। श्री (संबंधित कार्मिक) द्वारा कार्यालय के कक्षों का आवासीय उपयोग करते हुए मकान किराया भत्ता एवं अन्य लाभ अतिरिक्त लिए गए हैं इनका यह कार्य राज्य सेवा नियमों के विरुद्ध व अनुचित, गैर जिम्मेदारी वाला एवं दंडनीय कृत्य है। श्री( संबंधित कार्मिक) द्वारा राज्य सरकार को धोखाधड़ी कर नुकसान पहुंचाया गया है अतः संबंधित के विरुद्ध उचित कार्यवाही किया जाना राज्य सरकार के हित में होगा।
उचित कार्यवाही एवं आदेशनार्थ श्रीमान की सेवा में प्रस्तुत है.
इस कार्यालय टिप्पणी के नीचे दाहिनी ओर टिप्पणी कर्ता के हस्ताक्षर, उनका पद नाम (यथा कार्यालय सहायक) व दिनांक का अंकन किया जाएगा तथा बाई तरफ जिला कलेक्टर का नाम क्योंकि जिला कलेक्टर से उक्त विषय पर टिप्पणी चाही गई है
अब आगे बिंदु संख्या 2 डालकर निम्नानुसार कार्यालय टिप्पणी की जा सकती है : –
उपर्युक्त टिप्पणी 1 के पैरा न 1,2,3 में वर्णित तथ्यों का विश्लेषण करने पर यह पाया गया कि श्री (संबंधित कार्मिक) द्वारा सेवा नियमों का घोर उल्लंघन किया गया है श्री (संबंधित कार्मिक) को ततसंबंधी सूचना प्रेषित कर 7 दिवस में संपूर्ण प्रकरण के एवज प्रमाण प्रस्तुत करने एवं अपने बचाव में तथ्य रखने हेतु निर्देशित किया जाता है ताकि अग्रिम कार्यवाही की जा सके।
अब यहां ध्यान रखने योग्य बात यह होती है उक्त टिप्पणी जो पैरा नंबर 2 में की गई है इसके नीचे बाई तरफ टिप्पणी कर्ता (यथा कार्यालय सहायक) का नाम , उसका पदनाम आएगा तथा दाहिनी ओर जिला कलेक्टर के हस्ताक्षर, दिनांक आदि का अंकन होगा.
🌟 इस विधि से कार्यालयों में कार्यालय टिप्पणी या नोटशीट का अंकन किया जाता है ताकि अधिकारी व कर्मचारी का दायित्व लिखित में तय किया जा सके तथा विभागीय कार्यों में पारदर्शिता बनी रहे।
