कार्यालय अध्यक्ष की महत्वपूर्ण वित्तीय सावधानियां व कर्त्तव्य
Important Financial Precautions and Duties of the Office President
1. राशि का आवश्यकता से अधिक आहरण नही करना तथा अधिक रोकड़ शेष नहीं होने देना। (नियम 8 )
2.कार्यालय में राशि की राजस्व प्राप्ति/ स्टोर/ स्टाम्प तथा अन्य संपत्ति के गबन/ कपट से आहरण/ चुकारा से हानि होने पर रिपोर्ट करना ( नियम 20 )
3 .राज्य को देय समस्त राशियों का नियमित निर्धारण करना, वसूल करना ,लेखों में इंद्राज करना तथा कोष में जमा कराना। ( नियम 27)
4. प्राप्तियां व चुकारो की आंतरिक जांच की व्यवस्था करना। ( नियम 41)
5 . रोकड़ संबंधित नियमों की पालना ,रोकड़ बही को नियमित दैनिक बंद करना तथा माह के अंत में बकाया निकालना। (नियम 48)
6. स्थाई अग्रिम इत्यादि से स्थाई अग्रिम देने पर रोकड़ बही में नियम अनुसार इंद्राज कराना तथा इन अग्रिम का हिसाब 4 सप्ताह या अधिक जो निर्धारित हो मे लेना। बकाया राशि को कर्मचारी से वापस लेना तथा जमा न होने पर संवेतन से मय ब्याज के वसूल करना। (नियम 48, 170, 221)
7. माह के अंत में बकाया रोकड़ को गिनना तथा रोकड़ की आकस्मिक जांच करना एवं भौतिक सत्यापन का प्रमाण पत्र भी अंकित करना ( नियम 51)
8. रोकड़ की सुरक्षा की समुचित व्यवस्था करना (नियम 52,53 )
9 .प्राप्तियां को कोष से माहवार मिलान करना ( नियम 59)
10. कार्यालय अध्यक्ष द्वारा कोष से बिलों के चुकारे की राशि रोकड़ लिपिक से पहचान पत्र के आधार पर मंगाना तथा इस संबंध में नियमों की पालना करना।
(नियम 81)
11 .बिल ट्रांजिट रजिस्टर को सुचारू रूप से रखना तथा नियम अनुसार पुनः निरीक्षण करना। ( नियम 84) ( दो)
12 .बिल या चेक के खो जाने पर चेक का चुकारा रोकने हेतु तुरंत सूचना देना (नियम 88 व 110 )
13. नियम अनुसार उपवाउचर को निरस्त कराना। (नियम 123)
14 .सेवा पुस्तिका में सेवा के सत्यापन का इंद्राज कराना। (नियम 136 ,137)
14 .संवेतन बिलों से समस्त कटोतिया कराना। (नियम 157)
15 .महालेखाकार, वित्तीय सलाहकार, मुख्य लेखा अधिकारी, वरिष्ठ लेखा अधिकारी लेखा अधिकारी द्वारा अनाधिकृत चुकारों को अस्वीकार करने संबंधी समस्त आक्षेप को एवं आदेशों की पालना करना तथा वसूली करना। (नियम 171 )
17 .प्रत्येक कर्मचारी को वर्ष के अंत में कटौतियों का प्रमाण पत्र जारी करना (नियम 177)
18. कालातीत अवधि से बाहर चुकारो की स्वीकृति व प्री चेक की व्यवस्था कराना (नियम 90 ,188)
19.अवितरित वेतन में भत्ते की राशि में से अस्थाई अग्रिम नहीं देने तथा निर्धारित अवधि 3 माह से अधिक राशि को कार्यालय में नहीं रखना। (नियम 193)(4)
20. अध्याय 9 के अंतर्गत थोड़ी अवधि के लिए दिए गए अग्रिम का हिसाब रखना तथा नियमित वसूली कराना।
21.स्थाई अग्रिम से नियमानुसार चुकारा कराना ( नियम 212)
22. एसी बिल पर अग्रिम का आहरण कर डीसी बिल को नियंत्रण अधिकारी संबंधित कोषाधिकारी को समय पर भिजवाना तथा बकाया राशि कोष में जमा कराना तथा अग्रिम धनराशि हिसाब पंजिका का संधारण करना। (नियम 219 , 221)
23.राजस्व की वापसी नियम अनुसार कराना ( नियम 255)
24 .न्यायालय में छोटी-छोटी जमा जो कि पक्षकारों को चुकाई जाती है को कार्यालय में रखना व कोष के पी डी खाते में जमा कराना। (नियम 163)(3)
25.स्थानीय निधि की बकाया राशि का वार्षिक सत्यापन कराना। ( नियम 278 )
26.स्थानीय संस्थाओं को दी गई ऋणों की राशि मय ब्याज के देय तिथि पर वसूली कराना। (नियम 300 )
ऋण तथा अग्रिम के डीसी बिल महालेखाकार को निर्धारित समय में भेजना ( नियम 305)
27 .कर्मचारी जो रोकड़ इत्यादि का लेनदेन करते हैं समुचित जमानत लेना (नियम 313)
28.अनाधिकृत रूप से पेमेजर के आईडी पासवर्ड किसी को नहीं देना।
29. समय-समय पर कार्यालय के समस्त प्रभारो की जांच करना।
30.बजट कंट्रोल रजिस्टर, बिल रजिस्टर, पे पोस्टिन्ग रजिस्टर आदि अभिलेख समय पर व सही तरीके से सन्धारित हो ये सुनिश्चित करना ताकि किसी तरह की वित्तीय अनियमितता से बचा जा सके।
31.ऑनलाइन बिलो की चेक लिस्ट एक बार जाँच कर लेनी चाहिए।
32. कर्मचारी को देय वेतन भत्ते की जाँच सेवा पुस्तिका से मिलान कर लेनी चाहिए।
Important Financial Precautions and Duties of the Office President
लेख
श्री लीलाराम जी प्रधानाचार्य
रा उ मा वि मुबारिकपुर (रामगढ) अलवर
निवासी- दोहडा (किशन गढ बास) अलवर
